Роад-шоу трофи. Как не проколоться < Event-индустрия < Библиотека Импресарио < Импресарио

Роад-шоу трофи. Как не проколоться на российских дорогах

16 Мая 2010 г., просмотров: 1785.

Road-showРоад-шоу — один из самых распространенных сегодня способов привлечь внимание целевой аудитории и продемонстрировать достоинства продукта. Для тех, кто еще не знаком с особенностями этого формата промо, важные и полезные советы по организации дорожных приключений.

Роад-шоу — очень емкий термин, и у каждого есть свое определение. Если мероприятие «кочует» из города в город, но выдержано в едином стиле: одна и та же программа, одно и то же оборудование, — то это уже роад-шоу. Будь то автомобильный вояж — колонна грузовиков, везущих оборудование для концерта или презентации, тест-драйв автопроизводителя или конференция, организованная в нескольких регионах.
Роад-шоу можно организовать практически для любого продукта: от сигаретных и пивных марок до новейших IT-технологий. Формат может быть самым разнообразным: от семинаров и конференций до выставок, клубных вечеринок или событий городского масштаба на центральной площади города.
Обычно вояж проходит по пяти-шести крупным городам.
Как говорит Екатерина Сундукова, директор по развитию бизнеса агентства event-маркетинга Brand New Momentum, «механика роад-шоу позволяет создать успешную промокампанию из большого количества специальных событий, сохраняя во всех событиях единый уровень качества исполнения. Такую механику используют практически все компании, которым необходимо представление для большого количества людей, разбросанных по всей стране. В портфолио нашего агентства — региональные роад-шоу самого разного масштаба по всей России: от региональных конференций для компании Gillette и клубных событий для табачных и алкогольных брендов, шоу на движущейся платформе для Oral B и выставочно-развлекательных траков для Nokia до автомобильного шоу для Nissan и передвижения детских городков для брендов «Савинов» и «Чудо-остров».
На IT-рынке роад-шоу проводят для презентации аудио-, видео- и бытовой техники, продукции hi-tech и машиностроения. То есть, по мнению Натальи Паули, ведущего специалиста PR-агентства Positive Relations (Новосибирск), «это те товары, достоинства которых можно наглядно продемонстрировать. Например, показать, как работает фотокиоск, дав участникам презентации попробовать его в действии — распечатать фотографии».

Кто за роад-шоу в ответе?
В некоторых крупных агентствах есть свой логистический центр, в обязанности которого входит координация всех действий по передвижению события. Иногда в агентствах есть отдельные специалисты, которые занимаются логистикой: знают, куда и каким образом доехать, сколько что стоит и сколько на что потребуется времени.
Но чаще всего агентство заключает договор с профессиональной транспортной компанией, на которую и ложится организация логистики. В услуги транспортной компании входит:
— разработка маршрута;
— просчет сметы;
— аренда транспорта и перевоз оборудования.
За организацию проживания и питания водителей, охрану кортежа из траков, оплату стоянок и текущего ремонта транспорта, как правило, отвечает также транспортная контора. Другое дело, что иногда либо контора, либо сами водители могут на этом «экономить». Тогда самый лучший выход, по мнению Валентина Войнова, директора BTL-агентства Петра Промо (Новосибирск), — все требования тщательно прописывать в договоре.
По словам Екатерины Сундуковой, при расчете мероприятия нужно также учитывать простои транспорта, так как даты мероприятий не всегда будут совпадать с реальными сроками переезда. Поэтому в некоторых маршрутах стоит перестраховываться и закладывать больше дней, чем фактически требуется на переезд траков, учитывая возможные сложности на трассе. Ведь даты мероприятий роад-шоу зависят друг от друга настолько, что допустить сбой в графике передвижения или оперативно организовать перенос дат практически невозможно.
Технический персонал и команда агентства обычно прилетают в город к началу работ на площадке. Артисты, ведущий, режиссер — за день до мероприятия — на кастинг и брифинг для локального персонала. Такая схема, как говорит Екатерина Сундукова, намного экономичнее и эффективнее безостановочного переезда из города в город — люди должны возвращаться домой, чтобы передохнуть.
Важная часть логистики — упаковка оборудования в каждом городе, чтобы оборудование доехало в целости и сохранности. Все оборудование необходимо при загрузке и выгрузке обязательно проверять по накладной и подписывать.
Питание на площадке во время монтажа, демонтажа и самого мероприятия обычно организуется через местные кейтеринговые компании или рестораны, которые работают на месте, в специально установленных для персонала палатках.

Разрешите проехать!..
Один из самых сложных этапов организации роад-шоу — получение всех необходимых разрешительных и сопроводительных документов. Как правило, это задача регионального подрядчика — договариваться с властями на местах. Необходимые документы можно разделить на следующие.
Обязательные:
— разрешение от УВД и администрации города на проведение мероприятия;
— разрешение от ГИБДД на передвижение брендированного транспорта;
— путевой лист с маршрутом следования;
— накладная на перевоз груза;
В случае необходимости:
— разрешение владельца площадки, если она не принадлежит городу;
— сертификаты качества и соответствия на расходные материалы и образцы;
— доверенность от компании, организующей проект.
Однако в каждом регионе вопрос получения разрешений все еще решается «по-разному». Так, например, по словам Валентина Войнова, иногда бывает достаточно одной печати или подписи, а то и просто телефонного звонка. Но иногда, помимо всех вышеперечисленных обязательных документов, требуется еще санкция пожарной службы и скорой помощи. Если планируются запуски воздушных шаров или дирижаблей, то необходим воздушный коридор армейских служб ПВО. Если во время мероприятия будет организована торговля, необходимо соответствующее разрешение. Если для мероприятия необходимо подключение к мощностям энергетиков, то нужно и их разрешение.

Состав экипажа:
— два водителя на единицу техники;
— автомобиль сопровождения охраны или ГИБДД;
— возможен один штурман на колонну.

Что нам «стоит» роад-шоу устроить?..
Финансовые затраты на роад-шоу колеблются от нескольких тысяч до сотен тысяч долларов — все зависит от специфики и размаха события. Основные статьи бюджета:

1) Организация логистики.
Сюда входит оплата услуг транспортной компании, перелет, проживание и питание артистов и всей технической команды. Поэтому, как отмечает Екатерина Сундукова, организаторы всегда стараются по максимуму сократить количество путешествующего состава и оптимизировать его пребывание в городе.

2) Стоимость оборудования (сцена, свет, звук, спецэффекты).
Оборудование организаторы всегда возят свое. Поскольку, во-первых, найти качественное и однородное оборудование в городах очень сложно. А во-вторых, на местах оборудование может быть гораздо дороже, так как его в городе может предоставлять всего одна компания, да и то оно в нужный день может быть уже занято.

3) Гонорары артистам.
Эта статья также может быть одной из самых затратных, если речь идет о наиболее известных исполнителях.
Кроме того, как говорит Николай Холкин, директор по развитию Trade Marketing Agency RusInfo, очень часто успех мероприятия зависит от ведущего акции, поэтому значительную часть бюджета может составить гонорар профессионального ведущего.

Сложно, но возможно!
Организация роад-шоу — процесс долгий и сложный, в котором задействован не один десяток людей. Основные трудности:

1) Грамотное планирование
По признанию Екатерины Сундуковой, это основная сложность при организации роад-шоу: «Наша основная задача — построить отношения с клиентом таким образом, чтобы он понимал суть процесса и оперативно подтверждал предложения агентства и заранее планировал дальнейшие шаги».
Кроме того, добавляет Екатерина Сундукова, «очень важно заранее уточнить планы по другим предстоящим мероприятиям в городах в этот день, чтобы не совпасть с мероприятиями других брендов. Получить точную информацию из официальных источников заранее сложно, так как анонсирование начинается в лучшем случае за две недели до мероприятия, когда оперативно изменить расписание роад-шоу уже невозможно. Поэтому в данном случае любые методы «разведки» хороши».
При выборе артистов необходимо учесть, выступали ли они в этом городе раньше, когда и по какому поводу. Важно, чтобы предложенная целевой аудитории программа стала на самом деле беспрецедентной.

2) Поиск площадок и получение разрешений на них
Одна из основных трудностей — найти подходящие площадки и получить на них разрешения именно в сроки, учитывающие идеальное расписание роад-шоу, а также совместить интересы логистики, возможности города и артистов, то есть согласовать общее расписание тура.

3) Форс-мажорные обстоятельства
При проведении любого городского мероприятия могут произойти различные форс-мажоры, от которых никто не застрахован: дождь, снег, трагические события в стране. На этот случай Екатерина Сундукова рекомендует опыт западного офиса сети Momentum по оформлению страховки от срыва или переноса мероприятия, чтобы покрыть расходы, которые уже понесены по подготовке праздника, в случае, если он по не зависящим от организаторов причинам не может состояться в срок.
Николай Холкин советует заранее планировать запас тех материалов, которые могут пострадать или прийти в абсолютную негодность от неожиданных «капризов» природы.

«Шоу» для дилеров
На IT-рынке роад-шоу — это чаще всего конференция с выездом в какой-либо регион, направленная на дилерскую аудиторию. Организовать подобного рода мероприятие гораздо проще и дешевле. Во-первых, не требуется никаких разрешительных и сопроводительных документов. Конференции, как правило, проходят в конференц-залах гостиниц. Во-вторых, состав команды гораздо скромнее — никаких автомобильных колонн и суперзвезд эстрады, да и сроки подготовки гораздо меньше. Главное — составить маршрут, заказать билеты на самолет или поезд, договориться о проведении конференции с администрацией гостиницы и пригласить нужных дилеров. Поэтому IT-компании часто организуют роад-шоу для своих товаров самостоятельно, не прибегая к услугам рекламных агентств.

Полина Глазкова, руководитель отдела маркетинга компании «Инлайн»:
— Организация роад-шоу не представляет никакой сложности — не труднее организации собственного отпуска. Надо просто заранее подготовить расписание подготовительных мероприятий, проставить сроки и далее действовать четко по расписанию. Процессом организации роад-шоу занимается наш отдел маркетинга. Маршрут зависит от целей мероприятия, а точнее от регионов, которые надо охватить в данный момент, а также от наличия рейсов и билетов на них. Обычно это два — четыре города, расположенные рядом. Билеты заказываются в обычном порядке, в кассах или через транспортные агентства по телефону. Гостиницы для проживания выбираем с учетом наличия в них конференц-зала и в центре города.
Никаких разрешительных документов на проведение конференции не требуется. Сопроводительные документы для транспорта также не нужны. Если мы и везем с собой какие-либо демообразцы, например несколько моделей материнских плат, они не превышают размеров обычного багажа и не содержат ничего подлежащего декларированию.
Самое длительное в процессе подготовки — приглашение дилеров, поскольку надо разослать всем приглашения, дать время на обдумывание, всех прозвонить и зарегистрировать на участие в мероприятии. С учетом этого момента на подготовку обычно хватает трех недель.
Самое главное в подготовке — развести наше мероприятие с возможными подобными мероприятиями конкурентов или другими глобальными мероприятиями, проводимыми в данном регионе. Такие проблемы не возникают, поскольку перед тем, как назначить даты, мы анализируем отраслевые СМИ, IT-издания.
Цели роад-шоу: во-первых, это мощный PR-повод, во-вторых, привлечение новых клиентов и работа с уже существующими клиентами в данном регионе. И первичную эффективность мероприятия мы оцениваем по количеству пришедших на семинары дилеров. Вторичную — по количеству новых партнеров в регионе. После каждого роад-шоу появляются публикации о нем и о нас как организаторах во всех основных IT-изданиях.

Наталья Паули:
— При выборе маршрута необходимо обратить внимание на то, чтобы можно было как можно быстрее и с минимальными временными затратами добираться из одного города в другой. Как правило, заранее покупаются билеты на поезда, так как мероприятия идут одно за другим, каждый день и в разных городах. Например, мы организовывали роад-шоу для Mitsubishi в трех городах: Новосибирске, Барнауле и Омске. Питание заказывали в ресторане выездного обслуживания, который работал с нами во всех трех городах. Это достаточно удобно.
В состав экипажа входят представители PR-агентства, которое организует роад-шоу, участники роад-шоу от компании и персонал, организующий выездное ресторанное обслуживание.
Время на подготовку зависит от сложности проекта и количества городов. Для Mitsubishi нужно было провести презентации, собрать примерно сто человек в каждом городе, пригласить журналистов. Для этого понадобилось около трех недель.
При распределении бюджета особое внимание обращается на место проведения: необходимо подобрать хорошее помещение, соответствующее уровню мероприятия, технически оснащенное. Плюс организация питания на мероприятии, то есть подготовка фуршетов. Также важно обеспечить присутствие необходимого количества народа на презентации и представителей СМИ, разработать программу, единый стиль мероприятия для всех городов.
Как и в остальных масштабных проектах, главное в подготовке любого вида роад-шоу — грамотная организация. Все шаги должны быть продуманы и прописаны заранее, в случае срыва плана А в действие немедленно должен вступать план Б. Конечно, проблем может быть очень много, в том числе и непредвиденных, начиная с неожиданных капризов клиента и заканчивая плохой погодой. Но, как говорится, безвыходных ситуаций не бывает. И главное — умение принимать оперативные решения в нестандартных ситуациях, а это уже план С.

Каков бы ни был план, при подготовке роад-шоу всегда стоит помнить следующее:
1)Организацию логистики лучше доверить профессиональной транспортной компании. Это избавит вас сразу от многих забот, касающихся передвижения, питания и проживания «путешественников».
2)Начинать подготовку роад-шоу в идеале нужно за полгода, чтобы успеть получить все разрешения и грамотно спланировать график гастролей.
3)Важно произвести разведку в планируемом для роад-шоу городе, дабы не совпасть с какими-либо праздничными городскими мероприятиями или не столкнуться лицом к лицу с другими «кочевниками».
4)И, организуя роад-шоу, помните, что существуют административные барьеры — в продвинутых регионах только на общественный воздух пока еще не выдаются разрешения.

Автор Екатерина Артамонова 

Источник: btl-magazin.ru

16 Мая 2010 г.

Комментарии

Ваш комментарий может стать первым
Оставить комментарий
отписатьсяподписаться

Оставить комментарий