Как правильно спланировать < Event-индустрия < Библиотека Импресарио < Импресарио

Как правильно спланировать и провести бизнес-мероприятие?

10 Мая 2010 г., просмотров: 1044.

Бизнес-мероприятиеПри подготовке бизнес-мероприятия лучше всего обратиться в event-агентство (компания, специализирующаяся на организации проведения мероприятий), но если Вам предстоит пройти этот путь самостоятельно, то наши советы помогут Вам сделать это достойно. Итак…

  • При бронировании конференц-зала обязательно выясните, с какого момента зал считается забронированным за вашей организацией (с момента получения подтверждения бронирования, с момента внесения частичной предоплаты и т.п.).
  • Внимательно читайте договор на аренду конференц-зала, так как он может содержать различные штрафные санкции, например за отказ от бронирования, или, например, за порчу имущества.
  • При обсуждении мероприятия с конференц-площадкой не забудьте уточнить, где находятся места для курения.
  • Заложите в начале мероприятия 15 минут, например, на приветственные слова. Реально они займут максимум 5 минут, но вы сможете начать мероприятие на 10 минут позже, что позволит дождаться всех (или почти всех)опоздавших.
  • Не делайте формальную часть слишком затянутой. Участники мероприятия способны внимательно слушать максимум 1,5 часа, после чего им нужно дать перерыв.
  • Не жалейте времени на перерывы: в большинстве случаев люди приходят на мероприятие, чтобы пообщаться в неформальной обстановке. Оптимальное время, например, для кофе-брейка — полчаса.
  • В теплое, а тем более в жаркое время года обязательно предусмотрите кулер с водой, либо раздайте бутылочки с водой участникам мероприятия. Хорошей идеей могут стать фирменные бутылочки с логотипом компании.
  • Обязательно изготовьте бейджи для всех участников мероприятия. Будет лучше, если бейджи организаторов и докладчиков будут отличаться от бейджей слушателей.

Не удивляйтесь, если на бесплатное для слушателей мероприятие придут не все зарегистрировавшиеся участники. Нормой посещаемости подобного рода мероприятий является 60% от числа зарегистрировавшихся.

При подготовке раздаточных материалов учитывайте специфику аудитории. Так, например, специалисты по информационным технологиям предпочтут вместо вороха рекламных проспектов получить все материалы на диске или флэш-карте.

Наибольшую ценность для слушателей конференции представляют PowerPoint-презентации. демонстрировавшиеся докладчиками во время их докладов. По возможности постарайтесь записать эти презентации на любой носитель и распространить среди участников мероприятия.

Ольга Поздняк, директор компании Экспо-Линк

Организация деловых мероприятий

«Организация деловых мероприятий» является одним из направлений деятельности event- и pr-агентств, которое уже давно заняло прочные позиции и собственную нишу на рынке special events. В большинстве случаев, агентства, которые предоставляют услуги по организации деловых событий, имеют приоритетное направление деятельности, связанное с рекламой и pr-технологиями. Обусловлено это может быть тем, что большинство событий, происходящих в Москве, и которые мы определяем как «деловые», проходят при поддержке средств массовой информации и должны быть обеспечены полиграфической и сувенирной продукцией.

К деловым мероприятиям мы относим конференции, семинары, пресс-конференции, круглые столы, конгрессы, съезды сотрудников крупных компаний и т.д. Все эти события объединяет единая схема проведения мероприятия, которая предполагает выступление одного или нескольких спикеров перед приглашенной аудиторией. Такие события, как правило, проходят в течение целого дня по заданной схеме:

Регистрация участников (докладчиков, слушателей);

Coffee welcome (организация напитков до начала мероприятия — во время сбора участников);

Выступления (доклады, презентации участников и т.д.);

Break (обеденный перерыв);

Продолжение выступлений;

Coffee break (перерыв в выступлениях);

Продолжение выступлений;

Неофициальная, завершающая часть программы (обсуждение проведенного мероприятия в неформальной обстановке).

Нельзя привести организацию всех деловых мероприятий к единому стандарту. Каждый клиент, планирующий свое событие, ставит определенные цели, которые должны быть достигнуты в результате организованного мероприятия. Исходя из этого, строится структура мероприятия, определяется его продолжительность, целевая аудитория и степень официоза.

Несмотря на это, площадки, которые принимают деловые мероприятия, в большинстве случаев ориентируются на общепринятые клише организации деловых событий, схема которых описана выше. Минимальное и необходимое требование для площадок, работающих на рынке деловых событий, — наличие хотя бы двух залов – для проведения мероприятия и организации питания.

Утверждение «На площадке, располагающей хотя бы двумя залами, можно организовать деловое мероприятие» является верным, но это совершенно не значит, что, например, ресторан с двумя залам подойдет для этих целей.

Существуют параметры, соответствие которым дает одним площадкам явные преимущества перед другими, не отвечающим нижеприведенным условиям:

Залы должны быть выдержаны в строгом деловом стиле;

Заведение должно иметь возможность предоставить оборудование для организации события (например: флипчарт, проектор, экран, микрофон, систему звукоусиления и т.д.);

В одном из залов должна быть предусмотрена возможность нескольких вариантов рассадки гостей с обязательной организацией президиума для выступающих.

Деловое событие в Москве можно организовать в одном из конференц-центров, которых здесь не так уж и много. Бизнес центры так же располагают всеми возможностями, но не всегда могут принять большие события. Самыми популярными площадками для организации деловых мероприятий на сегодняшний день являются гостиницы. Этому есть несколько объяснений:

Залы гостиниц обычно не привязаны к какому-либо стилю и являются многофункциональными (как для банкетов, так и для деловых мероприятий);

Гостиница обеспечит питание либо в отдельных залах, либо в фойе, либо в ресторанах, расположенных на её территории;

В большинстве гостиниц есть конференц-залы (они же киноконцертные залы);

Гостиница обеспечит мероприятие необходимым оборудованием и мебелью, предоставит помещение для организационных нужд и предоставит возможность проживания иногородним гостям мероприятия.

Самые популярные гостиницы для проведения деловых мероприятий — 4- и 5-звездочные. Во время работы с гостиницами, Вы наверняка столкнетесь с таким понятием как конференц-пакет. Это стоимость минимального необходимого набора услуг для организации делового мероприятия, которая рассчитывается на одного человека. В большинстве случаев в него входят: организация питания, предоставление безалкогольных напитков и канцелярских принадлежностей. Аренда зала рассчитывается индивидуально для каждого клиента. Некоторые гостиницы Москвы заранее закладывают в стоимость аренды минимальный пакет оборудования для проведения мероприятия, но бывает и так, что его необходимо составить самим из того, что предложит администрация гостиницы. В самых редких случаях вы сможете арендовать только залы, а все остальные заботы взять на себя:

Пригласить кейтеринговую компанию для организации питания;

Арендовать необходимое техническое оборудование и мебель.

10 Мая 2010 г.

Комментарии

Ваш комментарий может стать первым
Оставить комментарий
отписатьсяподписаться

Оставить комментарий