Советы клиентам event-аге < Event-индустрия < Библиотека Импресарио < Импресарио

Советы клиентам event-агентств

10 Мая 2010 г., просмотров: 1735.

Как выбрать event-агентствоСоветы клиентам event-агентств от Евгения Соломина, президента и генерального продюсера компании «Арт Шоу Центр»

1. Как выбрать event-агентство?

Во-первых, если у вас нет наработанных связей с партнером event-агентством, с которым вы работаете уже много лет, проверенным, надежным, управляемым, вменяемым, то самое простое — определить свой формат мероприятия и в интернете в поисковой системе набрать этот формат. Это может быть детский праздник, корпоративный праздник, викторина. Как правило, хорошее, интересное мероприятие делают фрилансеры — сценаристы, режиссеры. Сами не старайтесь искать таких специалистов, с ними очень трудно работать, если только они не заявляют себя как агентство.

Никогда не звоните в первое попавшееся агентство. Не надо стремиться сразу связываться с агентством, приглашать на встречу. Соберите информацию, изучите рынок, особенно, если вы делаете мероприятие в первый раз. Сделайте подборку подходящих агентств и рассматривайте их сайты. Распределите их на три категории: «не верю», «верю, но сомневаюсь», «верю, хочу срочно с ними работать».

«Не верю»: это сайты, как правило, короткие, мало информативные. Это говорит о том, что люди просто создали его на скорую руку, дали телефон, в лучшем случае мобильный, в худшем случае домашний. Проблемы могут возникнуть практически сразу, потому что о себе и своих проектах люди ничего не рассказывают.

«Верю, но сомневаюсь»: это сайты информационно заряженные, но информация на этих сайтах очень похожа на информацию с других сайтов. Там и рассказ о проектах может быть и список клиентов, как правило, довольно большой. Но это еще ни о чем не говорит. Если люди один раз, к примеру, напечатали открыточки для ЛУКОЙЛа, то они сразу же ставят их себе в партнеры, это в практике ивент-бизнеса сплошь и рядом.

«Верю, хочу с ними работать»: это сайты, объемные по количеству информации, дружелюбные по подаче и, безусловно, информационно открытые. Это значит, что люди не скрывают свою команду, они заявляют, что и как они делают для того или иного клиента. У них, скорее всего, есть база отзывов о мероприятиях, есть рекомендательные письма, дипломы, фото с мероприятий, описания как сделать праздник самому или как подобрать агентство. Такие люди не боятся рассказать о себе и своем бизнесе, потому что они накопили определенный опыт, позволяющий им раскрываться перед потенциальным заказчиком. Если на сайте много их фотографий со звездами — это тоже хороший знак- возможно у этого агентства хорошие с ними отношения, следовательно — возможны скидки по этой линии или, хотя бы, уверенность в том, что звезды не подведут.

Чем больше информации, которая кажется вам интересной и попадает под ваш формат, тем надежней может быть агентство.

В первую очередь о надежности агентства говорят отзывы. Надо смотреть, есть ли благодарственные письма на сайте, отзывы от руки или напечатанные на бланках, есть ли прямые ссылки на клиентов, с которыми они работали. В этом случае можно позвонить этим клиентам заранее и узнать их мнение о проведенных мероприятиях. Тем более, если вы ответственный за проведение мероприятия на производстве, вы всегда найдете родственную душу в компании, которой это агентство делало мероприятие. Наведите справки об этом агентстве у знакомых, у компаний, которым они проводили мероприятия. С вами охотно поделятся информацией, потому что, если агентство кого-то подвело, то заказчики, как правило, молниеносно отреагируют на такое письмо и напишут свое мнение. Если все было положительно, то вам, по крайней мере, ответят, что претензий не имеют.

Допустим, вы выбрали для себя несколько агентств. Пригласите их представителей к себе в офис, попросите принести как можно больше материалов, рассказать о себе, спросите, сколько у них сотрудников в штате, где у них офис и можно ли подъехать к ним для переговоров или знакомства. Это тоже может влиять на выбор подрядчика, потому что если в агентстве говорят, что у них в данный момент, например, ремонт, переезд — все понятно — бегите от таких людей. Даже если они сделают проект хорошо, могут возникнуть финансовые трудности. Например, вам надо оплатить по безналу, а они по безналу принять не могут, только за наличные, так как у них нет юридического лица. Когда вы выбрали несколько агентств, запросите у них бриф, заявку на проведение мероприятия. Они пришлют вам свой бланк, который вы спокойно заполните и отправите в те агентства, которые вы выбрали, и попросите их дать ваши предложения по вашему формату. Не стоит сразу просить смету.

Это сложно, потому что в процессе подготовки мероприятия смета может много раз поменяться в зависимости от агентства, которое с вами будет работать. Иногда агентство приходит и равнодушно делает то, что вы просите, а иногда приходят творческие люди, и ваша мысль может приобрести совершенно иную окраску, и вы увидите, что ваше мероприятия становится настоящим праздником, и это может повлиять на бюджет. Поэтому запросите по брифу конкретные предложения, поставьте задачу, либо сами обозначьте в какой бюджет вы должны вписаться, либо попросить дать более точную информацию по компонентам сметы. Конечно, сразу, с первого мероприятия найти агентство, которое будет с вами дневать и ночевать очень сложно. Как правило, любой заказчик стремится к тому, чтобы получить не просто исполнителей, а получить единомышленников, людей, которые зажгутся вашей идеей, которые вместе с вами будут также мыслить, болеть за персонал, за мероприятие, за качество.

2. Тендеры

Но если вы точно определились, что вы будете делать мероприятие вместе с агентством, а не использовать их мысли и пытаться потом сделать все самим, то в этом случае лучше объявить официальный тендер, чтобы event-агентства сразу поняли уровень мероприятия и уровень ваших запросовю Тогда компании «однодневки» не будут в нем участвовать, т.к. они увидят, что конкурировать с ним будут серьезные агентства. Тендеры можно размещать на своем сайте, либо рассылать официальную бумагу от своей компании по агентствам.

Информация, которая должна быть в этом документе: название компании, формат мероприятия, планируемая дата проведения, планируемое количество человек, можно указать ваш бюджет. Серьезные компании, которые давно работают на рынке, обычно не объявляют в какую сумму надо вписаться. Но некоторые компании, которые знают, что сколько стоит, говорят, что есть определенная сумма и спрашивают, что агентства могут им предложить. Они получают 3-4 предложения, сравнивают и выбирают для себя. Если ваше предложение не интересно для рынка, то и отклики будут не интересными, здесь никуда не деется — вы в конкурентной среде. Есть организации, которые тратят серьезные деньги на проведение своих мероприятий, и рынок четко реагирует на это. Рынок знает, кто проводит крупные мероприятия, кто — не очень. Бывает так, что какие-то компании, которые вы выбрали просто не откликнутся на ваше предложение, потому что ваш бюджет их не заинтересует и к этому надо быть тоже готовым.

После того, как вы выбрали несколько предложений, вы можете вести консультации с этими компаниями и раскрывать свой бюджет и подробности. Если вы ищете агентство для проведения «мероприятия под ключ» — это одна история, если вы ищете просто хорошую идею — это другая. Тогда объявите тендер на идею, скажите, сколько это стоит, заплатите за участие компаний в тендере и сообщите сразу, сколько получит победитель. Средняя цена за сценарий мероприятия до 1000 человек стоит 1,5-2 тысячи долларов. По этому сценарию вы будете определять полный бюджет. Дальше этот сценарий вы отошлете в разные компании, они посчитают вам стоимость производства проекта. И помните, это долгий путь, этим надо специально заниматься.

3. Субподрядчики.

Субподрядчики (event-агентства) — это: административный ресурс, логистика, питание, режиссура, техническое обеспечение, свет, звук, декорация, сценография, костюмы, запись музыкального материала. В процессе подготовки и проведения вашего мероприятия иногда задействовано огромное количество людей. На больших проектах эти должности расписаны между разными людьми, на более мелких идет, как правило, совмещение должностей. При этом нужно помнить, что ивент-бизнес — это, по большей своей части, бизнес дилетантов, совмещающих много профессий в одной. Поэтому выбирать подрядчиков нужно по главному принципу: по опыту работы, по количеству сделанных мероприятий, по наличию профессионального персонала (это касается технических компаний — свет, звук).

Если это техническая компания, то неплохо поехать к ним на склад и убедиться, что это оборудование действительно их и они не являются посредниками. Если вы сами хотите организовать мероприятие без агентства, то вам придется самим искать всех подрядчиков, изучать весь этот бизнес, выбирать, заново создавать систему взаимоотношений. Если у ивент-агентств много подрядчиков, много заказов, и за счет этого есть конвейер, то у вас это единичное мероприятие. Есть ли смысл ради него изучать весь рынок? Не проще ли с помощью тендера найти компании с оптимальными расценками?

4. Какие самые популярные площадки для проведения корпоративных мероприятий?

Есть несколько специализированных порталов, подробно описывающих все популярные площадки: клубы, концертные залы, рестораны. Популярность определяется по количеству посещений, по числу мест, по востребованности, по стоимости.

Популярное место обычно дорого, непопулярное — дешевле. Но при выборе площадки надо смотреть не только на популярность площадки, но попытаться понять, насколько ваше мероприятие вписывается в эту площадку. Хорошее event-агентство знает все эти точки и будет вам предлагать их на выбор. Некоторые площадки берут деньги за аренду, некоторые нет. Аренда Манежа, допустим, стоит 30 тысяч евро, аренда Гостиного Двора 50 тысяч евро в сутки, в то время как аренда ресторана ничего не стоит, оплачивается только еда. Иногда выбор площадки очень сильно влияет на само мероприятие, потому что площадка уже декорирована в каком-то стиле.

5. Как привлечь сотрудников к участию в празднике?

Считаю, что это наиболее востребованный сегодня формат. Люди хотят не чтобы их развлекали, а чтобы они сами развлекались. И, на сегодняшний день, привлечение сотрудников к участию в празднике — это правильное направление, его надо культивировать. Способов это сделать масса. Простой субботник можно превратить в настоящий корпоративный праздник: раздать людям разноцветные лопаты, покрасить все в разные цвета, раздать интересные майки и бейсболки, провести «зачет личных достижений». И вот здесь не обойтись без режиссера, реквизита, а иногда и света, звука, каких-то декораций. Сотрудники очень активно включаются в процесс подготовки и проведения такого мероприятия. Я знаю многих людей среди наших заказчиков, которые сами рождают интересные идеи, но для реализации приглашают профессиональное агентство. Любое мероприятие, в котором участвуют сами сотрудники, успешно изначально.

6. Как сделать самый запоминающийся праздник?

Все очень просто. Найдите гениального режиссера или найдите агентство и поставьте им задачу на удивление — то есть, проводите тендер на идеи, а не на проведение мероприятия. Хотя интернет кишит сценариями, которые вы можете просто скопировать и перенести на свою почву, не забывайте, что только талантливый человек может не просто придумать идею, но еще и реализовать ее. Таких людей не много на рынке. Очень часто хорошая идея заканчивается провалом, потому что реализовать ее не удается.

7. Как вести работу с event-компанией?

Заключите договор, там все подробно распишите, составьте график работ по проекту, а дальше отслеживайте, курируйте всю работу. В договоре обязательно должны быть отражены сроки, объем работ. У хорошего агентства есть несколько вариантов этих договоров. Если агентство не присылает свой вариант или просит вас его составить — это первый признак того, что что-то не в порядке. После договора возникает график: когда должны предоставить сценарий, когда провести мероприятие и т.д.

Пришло время рассмотрения сценария — изучите этот сценарий, не нравится — пусть дорабатывают. При этом не надо бежать сразу в другое агентство. В договоре должно быть четко написано, сколько вариантов сценария должно быть сделано. Понятно, что когда люди делают одно мероприятие в году, оно для них единственное, они хотят в него вложить все идеи и получить все в одном. Так не бывает. Такие проекты обречены на конфликтное подготовительное проведение, потому что вам хочется много, а агентство не может сделать все в одном мероприятии. Выберите одну идею и дальше доводите ее до совершенства.

С уважением, Евгений Соломин,

Президент, Арт Шоу Центр

10 Мая 2010 г.

Комментарии

Ваш комментарий может стать первым
Оставить комментарий
отписатьсяподписаться

Оставить комментарий